Són totes les dades, els continguts o els documents existents, en qualsevol format o suport en què hagin estat elaborats o es conservin, que estiguin en poder de les administracions i de la resta dels subjectes obligats per les lleis de transparència, i que hagin estat elaborats o adquirits en l'exercici de les seves funcions, amb els únics límits previstos a la llei.

Totes les persones, físiques o jurídiques, tenen dret a demanar d’accedir a la informació pública.  Aquest dret es pot exercir a partir dels setze anys i no està condicionat a justificar cap interès personal en la informació.

El procediment administratiu garanteix els drets de les persones sol·licitants pel que fa a control de terminis i possibilitat d’interposició de recursos en cas de disconformitat; d’altra banda, l’acreditació de la identitat de qui presenta la sol·licitud és imprescindible per tramitar la petició segons el procediment d'accés a la informació pública establert en la Llei 19/2014, de transparència, accés a la informació pública i bon govern.

La persona sol·licitant no està obligada a motivar la seva sol•licitud d'accés a la informació, i l'absència de motivació, per si sola, en cap cas pot ser causa de rebuig de la sol·licitud .Tot i així, si s’exposen els motius pels quals sol•licita la informació, es poden tenir en compte en cas que es doni alguna limitació a l’accés de les previstes en la llei.

La informació general sobre gestions o tràmits municipals, instal·lacions, dependències, horaris i serveis que presta l'Ajuntament de Barcelona es pot obtenir a través dels diferents canals de comunicació ciutadana a disposició de la ciutadania.
Si es vol consultar la documentació dipositada en els centres municipals d’arxiu, s’ha establert un procediment específic per demanar cita i fer la consulta.
Per consultar l'estat d’un tràmit en el qual es té la condició d'interessat, es pot fer a través de la Carpeta del Ciutadà de l'Ajuntament de Barcelona, o bé contactant directament amb la dependència gestora del tràmit. També es pot obtenir informació personalitzada sobre determinats tràmits i gestions a través de l’Oficina Virtual de l’Ajuntament de Barcelona.

L’accés a expedients de procediments administratius en tràmit per part de les persones que tinguin la condició d’interessades es regeix pel que determina la legislació sobre règim jurídic i procediment administratiu. Per tant, en aquest cas no s’aplicarà el procediment de la llei de transparència.
També hi ha matèries, com per exemple la informació mediambiental, que tenen la seva pròpia normativa reguladora de l’accés a la informació.
Un cas similar són les sol•licituds d’accés a la informació en què únicament demanin dades personals de l’interessat; aquestes sol·licituds s’han de tramitar segons el que dicten la LOPD i la resta de legislació de protecció de dades de caràcter personal. Més informació en aquest enllaç.

S'han de denegar a tràmit, mitjançant resolució motivada, les sol·licituds:

• En què es demanin notes, esborranys, resums, opinions o qualsevol document de treball intern sense rellevància o interès públic.
• En les quals cal una tasca complexa d’elaboració o reelaboració per obtenir la informació que es demana (en aquest cas, es pot donar la informació de manera desglossada, amb l’audiència prèvia del sol·licitant).
• En què la informació sol·licitada és en fase d’elaboració i s’ha de fer pública, d’acord amb les obligacions de publicitat activa, dins el termini de tres mesos.
• Consistents en consultes jurídiques o peticions d’informes o dictàmens, sens perjudici dels supòsits de consulta o orientació establerts per la legislació general de procediment administratiu i per les lleis sectorials que es demanin d’acord amb la normativa corresponent.

Es denegarà l’accés, o es donarà accés parcial a la informació, quan l'accés pugui suposar un perjudici per a:

• La seguretat pública.
• La investigació o la sanció de les infraccions penals, administratives o disciplinàries.
• El secret o la confidencialitat en els procediments tramitats per l’Administració pública, si el secret o la confidencialitat són establerts per una norma amb rang de llei.
• El principi d’igualtat de les parts en els processos judicials o la tutela judicial efectiva.
• Els drets dels menors d’edat. També es pot limitar l’accés a informació relativa als menors d’edat el coneixement o la divulgació de la qual pot condicionar el lliure desenvolupament de llur personalitat en el futur.
• La intimitat i els altres drets privats legítims.
• El secret professional i els drets de propietat intel•lectual i industrial.
• També es pot denegar o restringir l’accés quan la informació tingui la condició de protegida per una norma amb rang de llei.

En cas que es tracti de dades de terceres persones, se’ls comunicarà l’existència de la sol•licitud perquè puguin oposar-se a l’accés. En aquest cas, l’administració ha de ponderar la finalitat de l’accés amb el perjudici que pot suposar, i decidir en conseqüència. En queden exceptuades les dades merament identificatives relacionades amb l'organització, el funcionament o l'activitat pública de l’òrgan. Es denegarà l’accés a la informació que contingui dades personals especialment protegides, com ara les relatives a la ideologia, l’afiliació sindical, la religió, les creences, l’origen racial, la salut i la vida sexual. També es denegarà l’accés a les dades relatives a la comissió d’infraccions penals o administratives que no comportin l’amonestació pública a l’infractor, llevat que la persona afectada hi consenti expressament per mitjà d’un escrit que ha d’acompanyar la sol·licitud.

Si l'òrgan o entitat al qual se sol·licita una informació considera que el seu coneixement o divulgació pot perjudicar algun dels límits ha de valorar, de forma ponderada i proporcionada, si realment es produirà un dany en subministrar la informació. Si aquest dany pot afectar els drets o interessos de terceres persones, se’ls comunicarà l’existència de la sol·licitud d’accés, per poder tenir en compte, en la ponderació, les al•legacions que puguin formular. Si hi ha part de la informació que no està afectada pels límits al dret d’accés, es donarà accés a aquesta part, indicant al sol•licitant quina informació ha estat omesa.

L’alcaldessa de Barcelona ha delegat la competència per resoldre les sol·licituds d’accés a la informació en l’estructura gerencial de l’Ajuntament: gerents de les àrees, districtes i instituts.

Per tant, les resolucions de sol•licituds d’accés a la informació pública les adopta el o la gerent responsable de la dependència, institut que disposa de la informació i, en el cas que la informació la tingui una empresa municipal, el o la gerent de l’àrea a la qual està adscrita l’empresa.
Quin termini té l'Ajuntament per respondre?
L’Ajuntament ha d’identificar quin és l’òrgan o entitat que disposa de la informació i trametre-li la sol•licitud. Un cop rebuda, l’òrgan o entitat que té la informació disposa d’un mes per tramitar-la. La data de finalització del termini, i l’òrgan responsable de la tramitació, s'han de comunicar a la persona que ha presentat la sol•licitud.
Si ho justifiquen, la complexitat o el volum de la informació demanada el termini de tramitació es pot prorrogar en mig mes; la nova data de finalització del termini s'ha de comunicar a la persona sol·licitant.

Aquest termini es pot veure suspès en els casos següents:

• Si no s'identifica correctament la informació sol·licitada, o bé cal que la persona sol·licitant acrediti la seva identitat, es demanarà al sol•licitant que completi la petició. S'atorgarà un termini de com a mínim 10 dies, durant el qual queda en suspens el termini de tramitació.
• Quan l’accés a la informació pugui afectar terceres persones, caldrà que puguin presentar les al·legacions que creguin oportunes. Se’ls atorgarà un termini de com a mínim 10 dies, per fer-ho. El termini per resoldre quedarà suspès fins que el possible afectat al·legui o fins que transcorrin els quinze dies, el que succeeixi abans.

Un cop notificada la resolució, si aquesta és favorable a l’accés (parcialment o totalment), l’Ajuntament disposa de 30 dies hàbils per lliurar la informació.

La llei estableix un sentit positiu al silenci administratiu en el procediment d'accés a la informació pública. Per tant, si no es rep resposta en el termini establert, s'ha d'entendre estimada la sol•licitud. Aquesta regla general només s’exceptua en els casos en què una llei atribueixi un sentit negatiu al silenci administratiu per a l’accés a la informació d’un àmbit determinat, o bé quan siguin aplicables al cas els límits expressament reconeguts per la llei de transparència, accés a la informació pública i bon govern o per una altra norma amb rang de llei. El procediment per fer efectiu l’accés a la informació en cas de silenci positiu consisteix a presentar una instància a l’Ajuntament que li comuniqui que, transcorregut el termini de tramitació, s’entén estimada la sol•licitud per silenci positiu. A partir de la data d’aquesta comunicació, l’Ajuntament disposa de 30 dies hàbils per lliurar la informació